Są w życiu spółki momenty, w których warto rozważyć zmianę roku obrotowego. Zasady dotyczące wdrożenia takiej zmiany są proste, ale jednocześnie jest w tym procesie kilka prawideł, których brak znajomości może mieć przykre konsekwencje dla spółki i jej wspólników. W poniższym tekście postaram się w sposób nieskomplikowany i na konkretnych przykładać wyjaśnić, jak przeprowadzić zmianę w sposób bezproblemowy.
Na początek małe wyjaśnienia. Co do zasady rok obrotowy równa się roku podatkowemu. Rok obrotowy jest stosowany również do celów podatkowych, aczkolwiek ustawa CIT samodzielnie określa warunki jego ustalania. Co do zasady rokiem obrotowym i podatkowym jest rok kalendarzowy, chyba że podatnik postanowi inaczej w statucie albo w umowie spółki. No i "co do zasady" po raz 3: rok obrotowy/podatkowy trwa 12 miesięcy. Jak to z zasadami bywa, są od nich wyjątki, ale nie są one w tym momencie istotne dla rozważań o zmianie roku obrotowego.
Podstawowy powód to jego złe określenie w pierwszej kolejności.
Rok obrotowy jest istotny z punktu widzenia rachunkowości i podatków, jest podstawą do określenia wielu obowiązków i praw. Przede wszystkim na koniec roku obrotowego jednostka zamyka księgi i przygotowuje sprawozdanie finansowe.
Spółki zazwyczaj wybierają rok obrotowy jako równy kalendarzowemu, od stycznia do grudnia. W przypadku niektórych firm cykle biznesowe (wpływy i wydatki) nie pokrywają się z tak określonym okresem i charakteryzują się mocną sezonowością. I właśnie z uwagi na sezonowość ustalenie dnia bilansowego np. na koniec września w pełniejszy sposób odda zarówno osiągnięty wynik jak i pozwoli zaplanować wydatki na kolejne okresy.
Inne powody mogą wiązać się z wydłużeniem okresu (o czym poniżej). Rok obrotowy nie zawsze musi bowiem mieć 12 miesięcy – po zmianie rok przejściowy może mieć nawet 23 miesiące, co dla niektórych podatników może mieć znaczenie pod kątem estońskiego CIT czy rozliczenia strat podatkowych.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości rok obrotowy określa statut lub umowa. Do umowy/statutu odsyła również ustawa o CIT. Zatem zmiana w pierwszej kolejności polega na modyfikacji zapisów umowy spółki.
UWAGA: w przypadku większości spółek zmiana ma skutek dopiero z chwilą rejestracji zmiany w KRS. Dopiero zatem ten moment (a nie dzień np. podjęcia uchwały o zmianie umowy) jest istotny z punktu widzenia organów podatkowych lub dla potrzeb bilansowych.
Dodatkowo, o zmianie roku podatkowego podatnik informuje w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy poprzedzający pierwszy po zmianie rok podatkowy.
Zmiana roku obrotowego (i okresów sprawozdawczych) powinna być również uwzględniona w zmianie polityki rachunkowości.
I tyle, to wszystkie formalności – pytania pojawiają się zwykle przy próbie ustalenia skutków zmian i długości kolejnego roku obrotowego.
Oto kilka zasad, których znajomość pozwoli w łatwy sposób zapanować nad harmonogramem zmiany roku obrotowego:
1. Rok obrotowy i podatkowy jest określany w umowie spółki zawsze na okres 12 następujących po sobie miesięcy.
2. Zmiana roku obrotowego nie ma skutku do już rozpoczętego roku, wpływa dopiero na rok kolejny.
3. W przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy. Nie może być jednak dłuższy niż 23 miesiące.
4. Po zakończeniu okresu „przejściowego”, o którym mowa w punkcie powyżej, rok obrotowy trwa zgodnie z przyjętym w umowie spółki okresem 12-miesięcznym.
PRZYKŁAD 1 GDY JEDEN DZIEŃ OPÓŹNIENIA TO 12 MIESIĘCY OPÓŹNIENIA
Spółka ma rok obrotowy równy kalendarzowemu.
W listopadzie 2022 roku wspólnicy podejmują uchwałę o zmianie umowy w zakresie roku obrotowego na okres od 1 kwietnia do 31 marca.
WARIANT A
Sąd rejestruję zmianę 31 grudnia 2022 roku.
Zmiana roku obrotowego następuje od 1 stycznia 2023 roku. Nowy „przejściowy” rok obrotowy trwa od 1 stycznia 2023 roku do 31 marca 2024 roku. Kolejne lata obrotowe, po 31 marca 2024 roku, trwają od 1 kwietnia do 31 marca.
WARIANT B
Sąd rejestruje zmianę w pierwszego roboczego dnia stycznia 2023 roku.
Zmiana roku obrotowego następuje DOPIERO od 1 stycznia 2024 roku. Nowy „przejściowy” rok obrotowy trwa od 1 stycznia 2024 roku do 31 marca 2025 roku. Kolejne lata obrotowe, po 31 marca 2025 roku, trwają od 1 kwietnia do 31 marca.
PRZYKŁAD 2 GDY JEDEN ROK TO 23 MIESIĄCE
Spółka ma rok obrotowy równy kalendarzowemu.
W listopadzie 2022 roku wspólnicy podejmują uchwałę o zmianie umowy w zakresie roku obrotowego na okres od 1 grudnia do 30 listopada. Sąd rejestruję zmianę w grudniu 2022 roku.
Zmiana roku obrotowego następuje od 1 stycznia 2023 roku. Nowy „przejściowy” rok obrotowy trwa od 1 stycznia 2023 roku do 30 listopada 2024 roku. Przejściowy rok trwa zatem 23 MIESIĄCE.
Kolejne lata obrotowe, po 30 listopada 2024 roku, trwają od 1 grudnia do 30 listopada.
===========================
