Ścisłe znaczenie słowa „windykacja” ogranicza ją do czynności podejmowanych w celu dochodzenia zapłaty czy innych praw za pomocą legalnych środków określonych w obowiązujących przepisach prawnych. W mojej ocenie dobra windykacja zaczyna się jednak dużo wcześniej – odpowiednie procedury, umowy czy nawyki mają bowiem bezpośredni wpływ na samo dochodzenie swoich należności.
Zgodnie ze wstępem idealna windykacja zaczyna się już na etapie planowania relacji z docelowym klientem, a kończy się wraz z odzyskaniem należności. Poniżej znajdziecie konkretne kroki.
Odpowiednie weryfikacja klienta i jego aktualnej sytuacji finansowej przed sprzedażą towarów, ustalone etapu procedowania i ich przestrzeganie, takie jak zawarcie umowy, dbałość o potwierdzanie odbioru towaru, posiadanie dowodu spełnienia świadczenia, doręczenia faktury.
Działanie według ustalonych procedur weryfikacyjnych i sprzedażowych pozwoli już na początku współpracy wykluczyć część nierzetelnych kontrahentów, a zebrane materiały pozwolą w sposób bezproblemowy dochodzić swoich należności w sądzie.
Wartościowa umowa to umowa, którą rozumieją obie strony. Nie oznacza to, że ma być krótka, nie oznacza też, że ma być do przesady szczegółowa. Chodzi o to, aby realnie opisywała obowiązki stron oraz stosowane procedury np. zamówień, dostawy i odbioru towarów.
Dodatkowo dobre zapisy umowne mogą wspierać płynność finansową i zniechęcać klientów do odkładania w czasie zapłaty. Jednym z potencjalnych rozwiązań jest np. uzyskanie dodatkowego rabatu pod warunkiem wcześniejszego opłacenia faktury. Kwestie te powinny być każdorazowo dostosowane do branży. Ważne jednak, aby zapisy nie naruszały przy tym ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
Istnieje mnogość możliwych zabezpieczeń wykonania zobowiązań. Niektóre wiążą się z dodatkowymi kosztami (np. gwarancje bankowe), inne są kompletne darmowe (np. cesja wierzytelności, poręczenie właściciela). Warto zawsze przeanalizować, jakie zabezpieczenia będą adekwatne do zawieranej umowy i przenegocjować temat z kontrahentem.
Szybka reakcja na brak płatności jest kluczowa. Po pierwsze, pozwoli na wstrzymanie ewentualnych innych sprzedaży dla tego kontrahenta i zmniejszy ewentualne ryzyka; po drugie, kontrahenci są wówczas bardziej skłonni do współpracy i np. zwiększania zabezpieczeń czy złożenia odpowiednich oświadczeń woli. Co najistotniejsze jednak, szybka reakcja i szybkie wszczęcie postępowania egzekucyjnego daje większą szanse powodzenia.
Postępowanie przedsądowe obejmuje kilka elementów, które wiążą się zarówno ze zgłoszeniami dłużnika do rejestru dłużników, prowadzeniem rozmów mediacyjnych oraz przygotowywaniem się do postepowania.
Ważne tu jest doświadczenie oraz znajomość rynku jak i kontrahenta – firmy muszą wiedzieć w którym momencie mogą pójść na ustępstwa (np. rozłożenie na raty, odłożenie w czasie), a kiedy powiedzieć: „dość” i ruszyć z ofensywą sądową.
Przy przestrzeganiu wcześniej wspominanych kroków postępowanie sądowe będzie tylko formalnością. Warto wskazać, że nawet w przypadku kontraktów, które nie będą posiadały zabezpieczeń (np. z powodu przewagi negocjacyjnej nabywcy), istnieje możliwość takiego zorganizowania dowodów (zgodnie z wdrożonymi procedurami, o których mowa w 1 punkcie), aby możliwe było uzyskania nakazu zapłaty w ramach postępowania nakazowego.
Postępowanie nakazowe jest nie tylko tańsze (1/4 normalnej opłaty sądowej) i szybsze. Nakaz zapłaty w tym postępowaniu stanowi tytuł zabezpieczający, więc istnieje możliwość zabezpieczenia się na majątku dłużnika jeszcze zanim dowie się on o prowadzeniu wobec niego sprawy sądowej.
Przede wszystkim to dłużnik jest zobowiązany do opłacenia zarzutów do nakazu zapłaty – skutecznie zniechęca to podmioty, które choć wiedzą, że przegrają, chcą przedłużyć czas jego trwania.
Postępowanie egzekucyjne prowadzi oczywiście komornik. To jednak firma zna rynek, może posiadać informacje o kontrahencie, jego innych inwestycjach czy kontraktach. To wierzyciel miał możliwość poznania dłużnika, a w nieformalnych rozmowach możliwość poznania jego majątku. Oczywiście nie jest to reguła, ale istnieje szansa, że wierzyciel może wiedzieć coś, co znacznie pomoże w odzyskiwaniu należności. Warto dzielić się tą wiedzą z pełnomocnikiem czy komornikiem – nigdy nie wiadomo bowiem, czy właśnie ta informacja nie przesądzi o skuteczności całej windykacji.
Jako kancelaria wspieramy przedsiębiorców na każdym etapie windykacji, w tym również w postępowaniach restrukturyzacyjnych czy upadłościowych ich kontrahentów. Wsparcie może dotyczyć również wyjścia z windykacją poza osobę dłużnika, korzystając z tzw. skargi pauliańskiej uprawniającej do dochodzenia należności wobec osób trzecich, które uzyskały korzyść od dłużnika. Jeżeli potrzebujesz wsparcia w tym zakresie, to zachęcamy do kontaktu.
===========================
