Jedno to mieć prawo do czegoś, a drugie to potrafić z tego skorzystać. Mądrość powyższą może bez problemu zaaplikować do kwestii rozliczenia ulgi badawczo-rozwojowej (i do ogółu ulg proinnowacyjnych). Złożenie deklaracji z wnioskiem o zwrot nadpłaty to często dopiero początek wymiany korespondencji z urzędem w tym temacie.
Jak już nie raz pisałem, ulga na działalność badawczo-rozwojową polega na możliwości odliczenia (ponownego) od podstawy opodatkowania wydatków związanych z prowadzeniem prac badawczo-rozwojowych. W przypadku kosztów związanych z wynagrodzeniami pracowników zatrudnionych do działalności badawczo-rozwojowej jest to nawet podwójne odliczenie (200% tych kosztów).
Z ulgi korzystają podmioty opodatkowane zarówno w PIT (według skali podatkowej (PIT-36) lub podatkiem liniowym (PIT-36L)) lub CITowcy rozliczający się w deklaracji CIT-8.
Podatnicy, którzy zamierzają skorzystać z ulgi, mają obowiązek w prowadzonej ewidencji wyodrębnić koszty działalności B+R.
Jeżeli prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów sposób dokumentowania kosztów uzyskania przychodu wynika z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Koszty działalności badawczo-rozwojowej dodatkowo wyszczególniasz w kolumnie 16 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wpisujesz w niej wszystkie koszty działalności badawczo-rozwojowej, niezależnie od tego, jaką ich część odliczysz od podstawy opodatkowania.
Jeżeli prowadzisz księgi rachunkowe sposób dokumentowania kosztów określa Ustawa o rachunkowości. W księgach rachunkowych zobowiązany jesteś wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej.
Owe koszty ponoszone w związku z prowadzeniem działalności B+R muszą być ujęte w rocznym zeznaniu podatkowym za rok, w którym zostały poniesione.
Tym samym, aby skorzystać z ulgi należy złożyć odpowiedni załącznik do rocznego zeznania podatkowego:
• Załącznik PIT/BR do zeznania PIT-36 lub PIT-36L.
• Załącznik CIT/BR do zeznania CIT-8, CIT-8A lub CIT-8B.
W załączniku CIT/BR lub PIT/BR podatnik wykazuje kwoty poniesionych kosztów kwalifikowanych z podziałem na ich kategorie, tj.:
• wynagrodzenia pracowników;
• wynagrodzenia poniesione z tytułu umów cywilnoprawnych;
• nabycie materiałów i surowców;
• nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego;
• ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne;
• odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej;
• nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej;
• koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego;
• odpisy amortyzacyjne.
Urzędy nie ograniczają się do minimum – a przynajmniej nie zawsze.
Po złożeniu wniosku np. o zwrot nadpłaty organy częstokroć badają spełnianie wszystkich przesłanek uprawniających do ulgi i zwracają się z wnioskiem o uzupełnienie. A czas wyznaczony na odpowiedź to często standardowe 7 dni. Stąd konieczne jest wcześniejsze przygotowanie, lub nawet wyprzedzające złożenie odpowiednich dokumentów.
Organy pytają np. o wskazanie przesłanek uzasadniających prowadzoną działalność przez podatnika spełniającą elementy definicji działalności badawczo-rozwojowej poprzez sklasyfikowanie przeprowadzonych badań naukowych z podziałem na badania aplikacyjne i podstawowe oraz wykazanie zrealizowanych działań stanowiących prace rozwojowe.
Inne wezwania wiązały się z przedstawieniem wyjaśnień, jakimi zasobami wiedzy dysponował podatnik przed rozpoczęciem prac projektowych i realizacji produkowanych towarów, w szczególności sposobów poszukiwania, selekcji i wykorzystania wiedzy pod względem jej użyteczności związanej z podejmowanymi pracami.
Urzędy proszą również o przedstawienie dokumentacji pomocniczej oraz o przedstawienie informacji, czy na potrzeby prowadzonej działalności badawczo - rozwojowej sporządzono dodatkowo ewidencję i dokumentację taką jak np.: sformułowana polityka prowadzonej działalności B+R, uchwały powołujące zespół badawczo - rozwojowy, regulamin określający specyfikę prac B+R, karty projektu, ewidencja czasu pracy osób zaangażowanych w działania badawczo – rozwojowe.
Z uwagi że gros zwrotów jest związany z pracownikami to dokumentacja w tej części musi być odpowiednia. Organ podatkowy może np. analizować i dopytywać o opis sposobu prowadzonej ewidencji czasu pracy dla pracowników zaangażowanych w działalność badawczo - rozwojową oraz pracowników, którzy nie zostali przydzieleni tylko i wyłącznie do prowadzenia tej działalności. W ramach postępowania wyjaśniającego częstokroć prosi o przedstawienie prowadzonej w tym zakresie dokumentacji (np. w postaci ewidencji godzinowych rejestrów czasu pracy potwierdzonych podpisem pracownika lub/i przełożonego).
Urzędy żądają również np. potwierdzenia, czy odliczona przez Państwa kwota kosztów kwalifikowanych jako podmiotu nie będącego mikroprzedsiębiorcą, małym lub średnim przedsiębiorcą, nie przekracza limitów wskazanych w ustawach podatkowych.
To samo dotyczy również innych dokumentów i wyjaśnień mogących mieć wpływ na merytoryczne wyjaśnienie stanu faktycznego sprawy.
Warto wiedzieć jak odpowiadać urzędom, tak aby miały szanse na merytoryczne wyjaśnienie sprawy oraz aby cała procedura przebiegła sprawnie. Jednocześnie częstokroć urzędy skarbowe domagają się rzeczy, które nie mają oparcia w przepisach – tu również warto wiedzieć, kiedy należy wcisnąć hamulec i wskazać organom, że ta informacja nie jest istotna dla rozstrzygnięcia.
Zasadniczo takie badanie przez urząd należy jednak oceniać na plus – ewentualna późniejsza kontrola powinna bowiem brać pod uwagę, że zwrot został dokonany po rozpatrzeniu przedstawianych informacji i dokumentów.
===========================
